Réussir sa tombola en ligne pour collecter des dons
10 mai 2023
Découvrez comment le CHU de Dijon Bourgogne a lancé sa tombola en ligne avec succès. Retour d’expérience, méthodologie et bonnes pratiques à retenir.
Les résultats qu’Anaïs a obtenu grâce à GoTombola
Les résultats qu’Anaïs a obtenu grâce à GoTombola
Contexte et objectifs
Qui : Anaïs Teixeira Barros, Assistante communication au CHU Dijon Bourgogne
Missions du CHU de Dijon Bourgogne :
- Établissement de proximité sur l’ensemble de l’agglomération dijonnaise
- Développement de programmes de recherche en partenariat avec d’autres établissements de santé
- Formation continue : médicale et non médicale (futurs médecins généralistes et spécialistes, professions paramédicales)
Défi : Pour la première fois, la ville de Dijon a accueilli le Téléthon, les 2 et 3 décembre 2022. A cette occasion, le CHU Dijon Bourgogne s’est engagé en proposant plusieurs animations pour recueillir des dons en faveur de l’AFM-Téléthon.
Objectifs :
- Collecter des fonds pour l’AFM Téléthon
- S’associer à une mobilisation générale
- Mettre en valeur les professionnels
Lien vers leur tombola en ligne : https://pages.gotombola.co/g/GYXB017
🎫 L’objectif de vendre des tickets de tombola en ligne atteint à 150%
C’était la première fois que le CHU Dijon Bourgogne mettait en place une tombola en ligne. En partant sur un premier objectif de 2000 tickets, tout a été vendu dès la première semaine. Rapidement, Anaïs a donc ajouté 1000 tickets supplémentaires à la vente.
👉 Voici ce qu’elle a mis en place :
- Définition d’un groupe de travail au sein du CHU composé de différents professionnels et professions.
- Définition d’un plan de communication, Anaïs travaillant au sein de la direction de la communication.
- Valorisation des lots à gagner sur le site créé par Gotombola, en affichant le logo et le site internet de chaque sponsor. Ce mini-site personnalisé est à l’image du CHU, avec une interface aux couleurs de son choix et toutes les informations souhaitées.
- Pas un sponsor mis en avant plus qu’un autre, du fait que le CHU avait de nombreux sponsors.
📣 Voici la communication qu’elle a lancée :
- Diffusion de la tombola en ligne en interne :
- via l’Intranet, destinées aux agents internes.
- envoi d’un e-mail à tous les professionnels disposant d’une boîte mail professionnelle.
- Diffusion de la tombola en ligne à l’externe :
- Principalement via Internet et les réseaux sociaux, tels que Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Un peu d’affichage au sein de l’établissement, sur les différents stands lors des animations proposées pendant le Téléthon.
- Pour renvoyer directement sur la tombola, la CHU a utilisé le QR code généré directement par le site de la tombola en ligne. C’était simple et pratique, tout le monde y accède facilement.
🔧 Outils utilisés
🎙️ Feedback d’Anaïs
« C’est vrai que c’était une grande première. Au début, on était partis sur 2000 tickets. On ne savait pas si ça allait marcher et si on allait réussir à tous les vendre. En fait au bout d’une semaine, on s’est rendu compte qu’on avait déjà vendu les 2000 tickets.
Je pense qu’il a eu l’effet en interne de la mobilisation des professionnels qui a très bien marché, mais aussi à l’externe. On a communiqué énormément sur les réseaux sociaux. Faire un don avec la possibilité de gagner un lot derrière, c’est gagnant dans les 2 sens pour les gens.
Du coup on a rajouté 1000 tickets et on les a vendus la semaine suivante.
La veille de la clôture de notre tombola, on avait donc vendu 3000 tickets. »
💰 6086,15€ de gain net grâce à la tombola en ligne avec 129 lots à gagner
Grâce au soutien de nos nombreux partenaires, Anaïs a proposé de nombreux lots à gagner. La tombola en ligne lui a permis de collecter in fine 6086,15€ net, dont 475€ de dons spontanés.
Selon Anaïs, la recherche de lots à gagner est vraiment le point clé de la réussite de la tombola en ligne.
👉 Voici ce qu’elle a mis en place :
- Trouver les lots à gagner : au total, 129 lots étaient proposés.
- Contacter de nombreux prestataires et partenaires avec qui le CHU a l’habitude de travailler, comme des mutuelles, mais aussi des entreprises dijonnaises qui ont été sensibilisées à la cause du Téléthon et qui ont souhaité s’investir pour ce week-end.
- Avoir une communication ciblée au niveau du territoire.
👉 Voici comment elle a choisi ses lots à gagner :
-
Proposer tout type de lots dans la tombola en ligne, car il y a des gens qui vont jouer pour le gros lot, d’autres qui viennent pour l’association, et d’autres qui aimeraient bien avoir un lot de consolation. Il est donc important de proposer des lots qui paraissent simples ou peu onéreux mais vont laisser un sentiment positif aux participant·e·s.
-
Exemples : parmi les lots, la CHU a proposé grâce à ses sponsors partenaires un vol en hélicoptère avec vue panoramique du Mont Blanc (le plus gros lot, très apprécié par la gagnante), des baptêmes de l’air en avion, du matériel comme des enceintes, des Wonderbox, des places de cinéma, des escapes games, des laser games, des expériences locales.
-
Trouver des partenaires au niveau du territoire pour restreindre le périmètre de distribution, car le CHU ne souhaitait pas engager de frais pour envoyer les lots et voulait vraiment que les gagnant·e·s puissent venir retirer leur lot au sein du CHU.
-
Afficher un message pour dire que le lot doit être retiré. Toutes les informations sont données sur le même site et tous les gagnant·e·s ont accès aux informations.
🔧 Outils utilisés
🎙️ Feedback d’Anaïs
« Au total, on a gagné un peu plus de 6000€ sur sur cette opération. L’avantage avec la tombola en ligne est qu’on a ajouté un petit bouton pour proposer des dons spontanés et ça a aussi bien fonctionné de notre côté puisqu’on a eu 475€ de dons spontanés.
Donc finalement ce n’est pas rien car même si les gens participent pour avoir un lot, ils étaient quand même sensibilisés à la cause du Téléthon.
Les dons qui ont été collectés par le CHU lors de l’organisation du Téléthon représentent 10% de l’ensemble des dons collectés par la ville de Dijon.
C’est donc une opération réussie pour nous et on espère pouvoir la réitérer cette année ! »
💰 6086,15€ de gain net grâce à la tombola en ligne avec 129 lots à gagner
Grâce au soutien de nos nombreux partenaires, Anaïs a proposé de nombreux lots à gagner. La tombola en ligne lui a permis de collecter in fine 6086,15€ net, dont 475€ de dons spontanés.
Selon Anaïs, la recherche de lots à gagner est vraiment le point clé de la réussite de la tombola en ligne.
👉 Voici ce qu’elle a mis en place :
- Trouver les lots à gagner : au total, 129 lots étaient proposés.
- Contacter de nombreux prestataires et partenaires avec qui le CHU a l’habitude de travailler, comme des mutuelles, mais aussi des entreprises dijonnaises qui ont été sensibilisées à la cause du Téléthon et qui ont souhaité s’investir pour ce week-end.
- Avoir une communication ciblée au niveau du territoire.
👉 Voici comment elle a choisi ses lots à gagner :
- Proposer tout type de lots dans la tombola en ligne, car il y a des gens qui vont jouer pour le gros lot, d’autres qui viennent pour l’association, et d’autres qui aimeraient bien avoir un lot de consolation. Il est donc important de proposer des lots qui paraissent simples ou peu onéreux mais vont laisser un sentiment positif aux participant·e·s.
- Exemples : parmi les lots, la CHU a proposé grâce à ses sponsors partenaires un vol en hélicoptère avec vue panoramique du Mont Blanc (le plus gros lot, très apprécié par la gagnante), des baptêmes de l’air en avion, du matériel comme des enceintes, des Wonderbox, des places de cinéma, des escapes games, des laser games, des expériences locales.
- Trouver des partenaires au niveau du territoire pour restreindre le périmètre de distribution, car le CHU ne souhaitait pas engager de frais pour envoyer les lots et voulait vraiment que les gagnant·e·s puissent venir retirer leur lot au sein du CHU.
- Afficher un message pour dire que le lot doit être retiré. Toutes les informations sont données sur le même site et tous les gagnant·e·s ont accès aux informations.
🔧 Outils utilisés
🎙️ Feedback d’Anaïs
« Au total, on a gagné un peu plus de 6000€ sur sur cette opération. L’avantage avec la tombola en ligne est qu’on a ajouté un petit bouton pour proposer des dons spontanés et ça a aussi bien fonctionné de notre côté puisqu’on a eu 475€ de dons spontanés.
Donc finalement ce n’est pas rien car même si les gens participent pour avoir un lot, ils étaient quand même sensibilisés à la cause du Téléthon.
Les dons qui ont été collectés par le CHU lors de l’organisation du Téléthon représentent 10% de l’ensemble des dons collectés par la ville de Dijon.
C’est donc une opération réussie pour nous et on espère pouvoir la réitérer cette année ! »
💡 12 bonnes pratiques retenues pour lancer sa tombola en ligne
Voici les éléments à avoir à l’esprit pour bien lancer sa tombola en ligne.
👉 La checklist pour se lancer :
-
1 – Prévoir de déposer la demande d’autorisation en mairie/préfecture 1 à 2 mois avant
Surtout quand le montant de collecte commence à être important (10 000 ou 20 000€). La demande d’autorisation se fait auprès de la préfecture de police de Paris quand l’association a son siège à Paris ou en mairie quand il s’agit d’une association qui a un siège en province. Gotombola aide à réaliser cette procédure.
-
2 – Identifier la cible des participants à atteindre
Pour bien choisir ses lots.
-
3 – Trouvez un gros lot, qui sort de l’ordinaire, via un sponsor ou mécène, prisé par la cible des participant(e)s.
Vous avez une limite en tant qu’association à ne pas dépasser 15% de la somme que vous souhaitez collecter dans les dépenses de préparatifs de l’organisation de la tombola. Investir dans un gros lot de plusieurs milliers d’euros pour collecter plusieurs milliers d’euros, c’est impossible, puisque vous avez cette limite des 15%. Il est donc possible de recourir à un sponsor sur lequel vous pourrez vous appuyer, ou un mécène, qui sera plus en retrait mais pourra vous faire cadeau de ce lot en donation sans contrepartie.
-
4 – Définir le prix du ticket en fonction de la cible et du gros lot
Souvent 2, 5 ou 10€.
-
5 – Préparer un plan de communication en plusieurs vagues (3 à 6)
A chaque fois, vous allez faire une communication, il va y avoir des ventes. Cependant le lendemain, les ventes vont diminuer. Les gens peuvent être très motivés et acheter plein de tickets en une heure, puis le lendemain vous ne ferez qu’une seule vente. Prévoyez donc plusieurs temps de communication qui tiennent compte de la baisse des ventes le lendemain.
-
6 – Faire diffuser auprès d’influenceur(euse)s et/ou de personnalités via leurs réseaux sociaux
De nos jours, il est important de pouvoir bénéficier d’un réseau de personnes influentes, notamment sur les supports numériques tels que les réseaux sociaux. Il peut s’agir d’influenceuses, d’influenceurs ou de personnalités gravitant autour de l’association, comme des marraines, des parrains ou des intervenants ayant aidé l’association. Pour cette opération, essayez de les fédérer toutes afin qu’elles réalisent des petites vidéos de 10 à 50 secondes qu’elles pourront poster de façon naturelle sur leur propre support. Tout cela vous aidera à toucher un public plus large.
-
7 – Prévoir une période de ventes de 2 à 3 mois max ou bien une opération très courte (1j)
La période de vente idéale se situe généralement entre 2 et 3 mois. Cependant, il est possible d’organiser un événement physique pour vendre un maximum de tickets en quelques heures. Dans ce cas, il est important de communiquer sur le fait que l’opération sera très courte afin de mobiliser les personnes en un temps limité.
-
8 – Clôturer la vente et réaliser le tirage au sort lors d’un évènement marquant / important
Le tirage au sort peut être lié à un événement, ce qui peut permettre d’accélérer les ventes sur la fin.
-
9 – Proposer des réductions en fonction du nombre de tickets achetés (ex: 1 à 5€, les 10 à 30€)
Il faut que ce soit clairement annoncé sur les supports numériques pour que tout le monde puisse y accéder et que ce ne soit pas réservé à des personnes spécifiques.
-
10 – Préparer un mini-site dédié attrayant (images, vidéos)
Il doit présenter l’opération et l’association.
- 11 – Préparer des bonus pour les participants
Par exemple, des vidéos ou contenus inédits, évènements…
🍒 Cerise sur le gâteau : Transformez vos parties prenantes en ambassadrices
Une dernière bonne pratique à mentionner pour vendre et promouvoir vos campagnes, tels que les tickets de tombola, consiste à transformer l’ensemble de vos parties prenantes en ambassadeurs et en ambassadrices de votre tombola.
En fonction de votre organisation, que ce soit un CHU, un club de sport, une organisation caritative, dans le secteur médical, social ou même environnemental, vous pouvez solliciter votre réseau pour trouver des personnes qui seront vos points relais et vendront le plus de tickets possible. Vous pouvez par exemple contacter directement les licenciés de votre club. Les professionnels de santé dont a parlé Anaïs peuvent également être sollicités.
Avec une bonne mobilisation et en jouant sur la proximité, vous pouvez créer des liens avec les personnes et les territoires. Lorsque vous sollicitez des personnes pour vendre des tickets de tombola, vous créez également un lien et un contact avec elles.
L’idée est de faciliter l’achat de tickets et d’avoir un suivi statistique pour savoir combien de personnes ont été mobilisées et combien de tickets ont été vendus individuellement. Il y a un suivi complet et transparent tout au long de l’opération, y compris pour la partie tirage au sort.
🔧 Outils utilisés
🎙️ Feedback d’Anaïs
“Si je devais donner des recommandations pour lancer sa tombola en ligne, j’inciterais vraiment sur l’anticipation de lots, c’est important.
Aussi, vu qu’on était rattachés à la ville de Dijon qui était ambassadrice pour Le Téléthon, on a eu la chance d’être très bien accompagné sur les aspects aussi bien juridiques qu’organisationnels. Mais c’est vrai qu’il faut-il faut aussi les prévoir.
Enfin, il faut surtout prévoir un plan de communication adapté et ne pas hésiter à communiquer énormément sur les réseaux pour sensibiliser les gens.”
💡 12 bonnes pratiques retenues pour lancer sa tombola en ligne
Voici les éléments à avoir à l’esprit pour bien lancer sa tombola en ligne.
👉 La checklist pour se lancer :
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1 – Prévoir de déposer la demande d’autorisation en mairie/préfecture 1 à 2 mois avant
Surtout quand le montant de collecte commence à être important (10 000 ou 20 000€). La demande d’autorisation se fait auprès de la préfecture de police de Paris quand l’association a son siège à Paris ou en mairie quand il s’agit d’une association qui a un siège en province. Gotombola aide à réaliser cette procédure.
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2 – Identifier la cible des participants à atteindre
Pour bien choisir ses lots.
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3 – Trouvez un gros lot, qui sort de l’ordinaire, via un sponsor ou mécène, prisé par la cible des participant(e)s.
Vous avez une limite en tant qu’association à ne pas dépasser 15% de la somme que vous souhaitez collecter dans les dépenses de préparatifs de l’organisation de la tombola. Investir dans un gros lot de plusieurs milliers d’euros pour collecter plusieurs milliers d’euros, c’est impossible, puisque vous avez cette limite des 15%. Il est donc possible de recourir à un sponsor sur lequel vous pourrez vous appuyer, ou un mécène, qui sera plus en retrait mais pourra vous faire cadeau de ce lot en donation sans contrepartie.
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4 – Définir le prix du ticket en fonction de la cible et du gros lot
Souvent 2, 5 ou 10€.
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5 – Préparer un plan de communication en plusieurs vagues (3 à 6)
A chaque fois, vous allez faire une communication, il va y avoir des ventes. Cependant le lendemain, les ventes vont diminuer. Les gens peuvent être très motivés et acheter plein de tickets en une heure, puis le lendemain vous ne ferez qu’une seule vente. Prévoyez donc plusieurs temps de communication qui tiennent compte de la baisse des ventes le lendemain.
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6 – Faire diffuser auprès d’influenceur(euse)s et/ou de personnalités via leurs réseaux sociaux
De nos jours, il est important de pouvoir bénéficier d’un réseau de personnes influentes, notamment sur les supports numériques tels que les réseaux sociaux. Il peut s’agir d’influenceuses, d’influenceurs ou de personnalités gravitant autour de l’association, comme des marraines, des parrains ou des intervenants ayant aidé l’association. Pour cette opération, essayez de les fédérer toutes afin qu’elles réalisent des petites vidéos de 10 à 50 secondes qu’elles pourront poster de façon naturelle sur leur propre support. Tout cela vous aidera à toucher un public plus large.
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7 – Prévoir une période de ventes de 2 à 3 mois max ou bien une opération très courte (1j)
La période de vente idéale se situe généralement entre 2 et 3 mois. Cependant, il est possible d’organiser un événement physique pour vendre un maximum de tickets en quelques heures. Dans ce cas, il est important de communiquer sur le fait que l’opération sera très courte afin de mobiliser les personnes en un temps limité.
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8 – Clôturer la vente et réaliser le tirage au sort lors d’un évènement marquant / important
Le tirage au sort peut être lié à un événement, ce qui peut permettre d’accélérer les ventes sur la fin.
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9 – Proposer des réductions en fonction du nombre de tickets achetés (ex: 1 à 5€, les 10 à 30€)
Il faut que ce soit clairement annoncé sur les supports numériques pour que tout le monde puisse y accéder et que ce ne soit pas réservé à des personnes spécifiques.
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10 – Préparer un mini-site dédié attrayant (images, vidéos)
Il doit présenter l’opération et l’association.
- 11 – Préparer des bonus pour les participants
Par exemple, des vidéos ou contenus inédits, évènements…
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🍒 Cerise sur le gâteau : Transformez vos parties prenantes en ambassadrices
Une dernière bonne pratique à mentionner pour vendre et promouvoir vos campagnes, tels que les tickets de tombola, consiste à transformer l’ensemble de vos parties prenantes en ambassadeurs et en ambassadrices de votre tombola.
En fonction de votre organisation, que ce soit un CHU, un club de sport, une organisation caritative, dans le secteur médical, social ou même environnemental, vous pouvez solliciter votre réseau pour trouver des personnes qui seront vos points relais et vendront le plus de tickets possible. Vous pouvez par exemple contacter directement les licenciés de votre club. Les professionnels de santé dont a parlé Anaïs peuvent également être sollicités.
Avec une bonne mobilisation et en jouant sur la proximité, vous pouvez créer des liens avec les personnes et les territoires. Lorsque vous sollicitez des personnes pour vendre des tickets de tombola, vous créez également un lien et un contact avec elles.
L’idée est de faciliter l’achat de tickets et d’avoir un suivi statistique pour savoir combien de personnes ont été mobilisées et combien de tickets ont été vendus individuellement. Il y a un suivi complet et transparent tout au long de l’opération, y compris pour la partie tirage au sort.
🔧 Outils utilisés
🎙️ Feedback d’Anaïs
“Si je devais donner des recommandations pour lancer sa tombola en ligne, j’inciterais vraiment sur l’anticipation de lots, c’est important.
Aussi, vu qu’on était rattachés à la ville de Dijon qui était ambassadrice pour Le Téléthon, on a eu la chance d’être très bien accompagné sur les aspects aussi bien juridiques qu’organisationnels. Mais c’est vrai qu’il faut-il faut aussi les prévoir.
Enfin, il faut surtout prévoir un plan de communication adapté et ne pas hésiter à communiquer énormément sur les réseaux pour sensibiliser les gens.”
❓ Les questions / réponses posées pendant le live
La tombola du CHU Dijon Bourgogne était-elle uniquement digitale ?
Oui, 100% digital pour le CHU Dijon Bourgogne.
En réalité, sur le terrain, on observe depuis quelques années que la plupart des associations ont entamé une transition vers le numérique et la majeure partie de celles qui organisent des tombolas le font encore sur papier. Certaines d’entre elles ont commencé à vendre des billets en ligne, mais avec des outils qui n’étaient pas adaptés.
Maintenant, grâce à GoTombola, les associations peuvent combiner les deux méthodes.
C’est d’ailleurs la plupart du temps ce qui se passe : la majorité des tombolas sont réalisées en physique et en ligne. Cela permet notamment à celles qui souhaitent se lancer dans des opérations plus importantes, nationales ou internationales, de le faire facilement sans avoir à coordonner un grand nombre de personnes pour vendre des billets physiquement.
Dans quels cas peut-on mixer la tombola physique et la tombola digitale ?
Si vous souhaitez numériser un peu votre opération de collecte de fonds traditionnelle, que vous avez déjà de l’expérience et que vous voulez la digitaliser, alors combiner les deux méthodes est préconisé.
Il en va de même si vous organisez un événement physique. Par exemple, un régiment de la Légion étrangère dans le sud de la France organise des tombolas depuis une dizaine d’années lors des portes ouvertes le 1er mai. Dans ce cas-là, des milliers de personnes sont présentes physiquement et l’organisation vend des billets papier en plus des opérations numériques.
Notre conseil : utiliser le QR code qui renvoie vers la tombola en ligne ce jour-là.
En résumé, la combinaison de la tombola physique et de la tombola digitale est souvent liée à des opérations qui sont physiques ou à une habitude de l’association de réaliser une opération de tombola, tout en ayant envie de s’aventurer vers le numérique, sans pour autant vouloir révolutionner l’opération du jour au lendemain. Cela permet également de mettre en confiance les associations qui n’ont pas l’habitude de numériser leurs opérations.
En général, cela fonctionne très bien, même lorsque la tombola est entièrement en ligne.
Peut-on considérer les donateurs d’une tombola comme des donateurs "ordinaires" ?
D’un point de vue légal, l’opération de participation à une tombola est considérée comme la participation à un jeu dans lequel vous avez une espérance de gain et vous allez donner de l’argent. Les jeux d’argent en France sont réglementés, et il y a un monopole de la Française des Jeux notamment.
Nous sommes l’un des seuls pays au monde où l’organisation de tombolas est tolérée pour les associations. Il y a donc un cadre légal très précis, et notamment à partir du moment où vous avez une espérance de gain potentielle. En effet, la valeur du lot est importante pour la considération de la participation comme un don ou non. Dans le cas des tombolas où le gros lot est assez important ou qui a un ratio important par rapport au montant investi par la personne dans la participation, la personne qui participe ne peut pas être considérée comme un donateur.
Ainsi, pour les associations reconnues d’utilité publique ou assimilées, la défiscalisation pour la participation à la tombola n’est pas légale. Il y a des limitations et des cas particuliers qui pourraient être possibles, par exemple lorsque la valeur du lot est très petite par rapport à la participation réalisée. Si une personne donne 1000,00 € et que la valeur du lot est de 10 €, il n’y a aucun souci.
En revanche, le fait de compléter l’achat du ticket avec un don, celui-ci est bien pris en compte comme un don. Par exemple, si vous achetez 10 tickets à 2 € (soit 20 €), et que vous faites un don de 50 €, vous payez un total de 70 €. Dans ce cas-là, la partie est tout à fait considérée comme un don, et la défiscalisation est possible si l’association est reconnue d’utilité.
Quelle communication particulière engager auprès des participants à une tombola ?
Dans le cas du CHU de Dijon, il n’y avait pas seulement la tombola qui était organisée, il y avait aussi des animations et des stands mis en place. Ainsi, tout le monde avait choisi de communiquer sur chaque animation, chaque stand et de toujours rappeler la tombola.
L’avantage du QR code était que le CHU a communiqué au maximum. À chaque fois que nous avons publié quelque chose, que ce soit sur les réseaux sociaux, par e-mail, à l’ensemble des professionnels ou sur Internet/Intranet, nous avons toujours inclus un petit rappel avec le QR code. C’est un avantage car cela ne prend pas beaucoup de place sur une communication.
Je crois que c’était notre choix de rappeler qu’il y avait cette idée en ligne, accessible à tous et surtout à tout moment.
C’est aussi ça l’avantage, pour moi personnellement, le week-end, lorsque j’en ai parlé au sein de ma famille, j’ai pu leur montrer le QR code qui était visible partout et accessible assez facilement.
C’est très simple, tout le monde peut y accéder. Nous avons donc choisi de communiquer de cette manière et surtout d’être assez visibles à chaque fois.
Dans vos communication en ligne, vous renvoyiez directement sur le lien de la tombola. Mais sur les affiches, comment cela s'est-il passé ?
Pour renvoyer directement sur la tombola, nous avions utilisé un QR code qui est généré directement par le site de la tombola. C’était super pratique car nous avions choisi de communiquer quelques semaines avant le Téléthon en proposant des diffusions qui valorisaient uniquement l’animation. Nous faisions toujours un petit rappel pour la tombola, en utilisant simplement le QR code pour renvoyer directement à la tombola.
C’était très simple, tout le monde pouvait y accéder facilement, et cela a très bien fonctionné. Notre tombola a très bien marché.
Si le siège de son association est dans le département 93, faut-il faire la demande à la Préfecture ou à la mairie ?
À la mairie du 93 dans laquelle votre association est enregistrée. La préfecture de police doit être destinataire de la demande d’autorisation uniquement pour Paris. Pour le reste de la France, c’est auprès des mairies.
Les données collectées peuvent-elles être utilisées par la suite ? Avez-vous des exemples de sollicitations post-tombola ?
En ce qui concerne GoTombola, qui est un outil technique, très peu d’informations sont collectées : seulement l’e-mail, le prénom et des informations relatives à l’achat, mais pas les numéros bancaires. Toutes les données sont récupérées par vos associations. Il est demandé aux participants à la fin du processus s’ils autorisent l’association à les recontacter pour d’autres opérations, telles que la collecte de fonds ou la newsletter. Étant donné que la personne participe à un jeu, elle souhaite également recevoir des nouvelles. Il est donc normal qu’elle laisse ses coordonnées et nous lui demandons si nous pouvons la recontacter pour d’autres campagnes pour l’association.
Nous pouvons intégrer des cases à cocher dans le processus d’achat, appelées « opt-in » dans le jargon, qui permettent à la personne de déclarer son autorisation à être recontactée dans certains cas.
A quoi correspond la notion de rapport de 15% par rapport au lot proposé ?
Selon la loi, une association ne doit pas dépenser plus de 15 % des fonds collectés pour l’organisation d’une tombola. Ainsi, si vous devez acheter des tickets papier pour 250 € et des lots pour votre tombola, les dépenses liées à la préparation et à la communication ne doivent pas dépasser 15 % du montant total collecté. Les lots représentent souvent le poste de dépenses le plus important, car le gros lot peut atteindre plusieurs centaines, voire plusieurs milliers d’euros. Il est donc important de respecter cette limite, car les autorités compétentes vérifient les listes des lots présentées dans la demande d’autorisation, ainsi que leur valeur estimée et le montant à collecter. Si le ratio dépasse 15 %, la demande sera rejetée.
Il est donc conseillé de ne pas trop dépenser en avance afin de ne pas dépasser cette limite. Il peut être difficile de prévoir le montant réel des fonds collectés, car cela dépend des objectifs fixés par l’association, mais les autorités peuvent être compréhensives si les ratios ne sont pas excessifs.
Quels sont les frais de mise en place ?
Il existe différents frais liés à l’organisation d’une tombola, que ce soit pour une version numérique ou en papier. Par exemple, il faut acheter des tickets auprès d’imprimeurs, prévoir des lots à gagner, et éventuellement faire de la publicité, bien que celle-ci soit soumise à des restrictions légales.
En ce qui concerne le service GoTombola, un pourcentage de votre objectif de collecte sera prélevé avant le lancement de la tombola. Le taux appliqué est de 2,4% TTC, ce qui signifie que pour une collecte de 10 000€, le coût de la tombola sera de 240€ TTC.
À cela s’ajoutent les frais de carte bancaire, avec les prestataires Paypal et Stripe notamment. Toutes ces informations sont disponibles sur ce site internet.
Je fais de la peinture sur porcelaine avec des objets de valeur. Est-ce que cela pourrait constituer un don pour faire un lot de tombola ?
En tant que particulier ou entreprise, il est possible de faire des dons d’objets valorisables à une association reconnue d’utilité publique. Si vous choisissez de le faire, vous pourrez peut-être bénéficier d’une défiscalisation, mais il faut faire attention : pour cela, vous devez rester dans la catégorie des mécènes, ce qui signifie que vous ne pouvez pas faire de publicité sur votre participation en tant que donateur à cette opération. Si vous souhaitez bénéficier d’une publicité, il faudra plutôt adopter le statut de sponsor, mais dans ce cas, la défiscalisation ne sera pas possible.
Les salarié·e·s de la structure organisatrice ont-ils / elles le droit d'acheter des tickets ?
En tout cas, pour nous, c’est ce qui s’est passé. Nous avons envoyé notre première communication essentiellement aux professionnels du CHU et nous avons participé. Le tirage au sort a été effectué par la plateforme GoTombola. Nous n’avions pas du tout la main dessus, donc nous n’avions pas la possibilité de truquer le tirage.
En tout cas, le résultat a été un point bloquant pour nous. Je ne sais pas si d’autres structures empêchent cela, mais pour nous, ça a pu se produire. GoTombola est un tiers de confiance, notamment au niveau de l’organisation technique de l’opération en ligne et du tirage au sort. Personne, que ce soit au sein du CHU ou chez GoTombola, ne peut influencer le tirage au sort. Un seul tirage au sort est réalisé par un programme informatique développé et stable depuis plusieurs années.
Ensuite, autour de l’association, il y a des membres, des adhérents, des sympathisants et il est normal que ces personnes puissent participer. En fait, l’un des premiers objectifs d’une tombola est de permettre aux adhérents de participer à une opération qui va permettre à l’association de collecter des fonds et de réaliser des projets pour le plus grand nombre.
Nous sommes un fonds de dotation d’un hôpital. Peut-on organiser une tombola réservée aux personnels de l’hôpital, qui seront donc les gagnants ? Peut-on nous reprocher un lien d’intérêt ?
Non.
La contrainte est souvent liée au fait que l’argent collecté ne doit pas bénéficier à un groupe restreint de personnes. En effet, le projet doit être mené par l’association et il y a des restrictions sur les types de projets qui peuvent être réalisés avec l’argent collecté, qui doivent bénéficier au plus grand nombre.
En ce qui concerne les participants à la tombola, ils peuvent être un cercle restreint conformément à la loi. La loi autorise les tombolas dans un cadre restreint, par exemple dans le réseau de l’association, bien que cela puisse être élargi. Certaines associations organisent même des tombolas publiques en utilisant les réseaux sociaux.
Il n’y a donc aucune contre-indication à faire participer les adhérents, les membres de l’association ou du Fonds de dotation.
Y a-t-il des contraintes fiscales pour la réalisation d’une tombola en ligne ?
Il n’existe pas de loi spécifique pour les tombolas en ligne. La loi sur les loteries et les tombolas en France existe depuis avant les années 1900 et a été progressivement modernisée, notamment ces dernières années. Bien qu’elle soit encore assez ancienne, elle s’applique de manière générale aux tombolas, y compris celles en ligne.
Il n’y a donc pas de contraintes spécifiques pour les tombolas en ligne.
La déclaration en Préfecture est-elle obligatoire pour un fonds de dotation qui a par ailleurs déjà une déclaration annuelle en Préfecture pour l’appel à la générosité du public ?
Non.
Les fonds de dotation ont a priori une autorisation permanente étant donné qu’ils demandent 1 fois par an l’autorisation pour organiser tout un tas de choses dans l’année, y compris, si c’est noté explicitement, des tombolas.
Doit-on rédiger un règlement ?
Non.
Contrairement aux idées reçues, il n’est pas obligatoire d’établir un règlement de participation pour une tombola. La loi a changé à ce sujet il y a quelques années.
Nous recommandons de le faire si vous allez toucher un grand nombre de personnes ou si le prix est prestigieux et qu’il pourrait y avoir des réclamations. Il est donc souvent utile de le faire. Cependant, la loi ne l’oblige pas et il n’est pas non plus obligatoire de faire appel à un huissier pour effectuer le tirage au sort.
Doit-on avoir recours à un huissier pour le tirage au sort ?
Non.
Il n’est pas obligatoire d’avoir recours à un huissier pour réaliser une tombola avec GoTombola. Cette plateforme utilise un programme informatique stable et éprouvé depuis plusieurs années pour réaliser un seul tirage au sort. Toutefois, si vous le souhaitez, GoTombola peut collaborer avec un huissier pour vérifier que le tirage se déroule conformément à la réglementation. GoTombola met à disposition le code source du programme de tirage, qui est assez simple, et l’huissier peut être chargé de déclencher le tirage en cliquant sur un bouton et de vérifier que le résultat est correct.
En résumé, une collaboration entre GoTombola et un huissier est possible si vous le souhaitez, mais elle n’est pas obligatoire.
Alors, convaincu.e ?
Lancez vous aussi votre tombola en ligne.
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